Geschreven op 3 juni 2016
Herkent u dit? Uw werknemer belt u ’s morgens op om te laten weten dat hij ziek is en niet kan komen werken. Als u als werkgever belangstellend vraagt wat er aan de hand is, vindt uw werknemer het in de meeste gevallen geen enkel probleem om te vertellen wat er is: een griepje, een gebroken been of een oude hartkwaal die weer eens opspeelt.
Ondanks dat u dit uit bezorgdheid of fatsoen vraagt, is dit strijdig met de Wet Bescherming Persoonsgegevens (Wbp). Werkgevers mogen niet naar medische informatie vragen. Werknemers zijn niet verplicht antwoord te geven. Werkgevers mogen een beperkt aantal vragen stellen over het ziekteverzuim:
- het telefoonnummer en (verpleeg)adres;
- de vermoedelijke duur van het verzuim;
- of de werknemer onder een van de vangnetbepalingen van de Ziektewet valt (bijvoorbeeld bij zwangerschap of orgaandonatie);
- of de ongeschiktheid verband houdt met een arbeidsongeval;
- of er sprake is van een verkeersongeval veroorzaakt door een derde.
Hogere boetes per 1 januari 2016
Vragen is één, maar het opnemen van ‘verboden medische informatie’ in het personeelsdossier heeft financiële consequenties. Als de Autoriteit Persoonsgegevens komt controleren, kunnen er flinke boetes worden opgelegd. Die boetes zijn per 1 januari 2016 verhoogd en kunnen voor grote ondernemingen oplopen tot het astronomische bedrag van maximaal € 820.000,00.
Bijhouden van personeelsdossiers met beleid
Aan de ene kant verlangt UWV een netjes bijgehouden dossier voor de WIA-beoordeling. Maar de werkgever moet ook rekening houden met de Wbp. Belangrijk is dat de persoon die binnen de onderneming verantwoordelijk is voor het samenstellen van de personeelsdossiers, zich realiseert welke informatie moet worden bewaard én welke niet mag worden bewaard.
Bezorgde werkgevers die meer willen weten over dit onderwerp kunnen met ons contact opnemen: lewin@advocaatlewin.nl.
Dit artikel is geschreven door mr. J. Keekstra.