Geschreven op 8 mei 2017
Veel werknemers vinden het een vervelend idee als hun baas toegang heeft tot hun mailbox. Werkgevers durven niet zomaar in de mailbox van hun werknemers te kijken. Maar hoe privé is werk-email eigenlijk?
Bij de opkomst van de e-mail werd het werk-emailaccount ook vaak voor privé zaken gebruikt. Maar dat is tegenwoordig niet meer nodig. Er zijn genoeg mogelijkheden om persoonlijke e-mail via de smartphone te lezen. Iedereen kan een gratis account aanmaken via Gmail of Hotmail.
Behalve de keuze om de werk-email wel of niet voor privézaken te gebruiken, speelt ook de vrees voor controle. Mensen vinden het niet fijn wanneer hun baas over hun schouder meeleest.
De realiteit is echter dat het bedrijfsbelang er wel baat bij heeft als e-mailverkeer transparant is. De werknemer is geen éénpitter binnen het bedrijf, maar onderdeel van een team. In het specifieke geval dat een e-mail informatie bevat die niet voor andere ogen is bestemd, kan de verzender deze verwerken in een bijlage bij een e-mail die beveiligd is met een wachtwoord.
Het zou geen bezwaar mogen zijn dat anderen de zakelijke e-mails van collega’s lezen. Een bedrijf moet weten wat er speelt als iemand op vakantie is of ziek is, zonder dat de zieke werknemer zelf regie en verantwoordelijkheid houdt tijdens vakantie of een periode van ziekte. Vrij is vrij, ziek is ziek. waarin is vastgelegd wie en wanneer toegang heeft tot de inbox van werknemers.
Als iedereen van te voren weet dat dit binnen de onderneming standaard is, dan mag dat. Duidelijkheid en transparantie staan centraal. De wijze waarop zakelijke e-mails worden verwerkt en gelezen kan goed worden geregeld met een e-mailprotocol.
Bent u als werkgever op zoek naar een e-mailprotocol dat past bij uw onderneming? Mailt u dan naar: lewin@advocaatlewin.nl
Deze column is gepubliceerd in de Uitgeester d.d. 3 mei 2017.