Privacyverklaring Praktijkvennootschap Lewin B.V., Koenders Advocatuur en Vromans Advocatuur (versie januari 2022)

Dit is de privacyverklaring van:
Praktijkvennootschap Lewin B.V.,
Koenders Advocatuur, en
Vromans Advocatuur,
die als drie zelfstandig gevestigde advocatenkantoren voor eigen rekening en risico de praktijk uitoefenen via hun eenmanszaak of vennootschap.

Alle drie de advocatenkantoren zijn gevestigd aan het Anna van Renesseplein 8, 1911 KN te Uitgeest.
De advocatenkantoren hebben als gemeenschappelijke handelsnaam Lewin Advocatenkantoor | Arbeidsrecht & Arbeidsmediation en hebben een gemeenschappelijke website: www.advocaatlewin.nl.

Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van de cliënten, potentiële cliënten, sollicitanten en andere personen die onze website bezoeken of contact met ons hebben.

In deze privacyverklaring kunt u informatie vinden over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Als u na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen heeft over de wijze waarop wij omgaan met persoonsgegevens, als u gebruik wilt maken van uw in deze privacyverklaring genoemde rechten op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”), of andere wet- en regelgeving over persoonsgegevens, of als u een klacht wilt indienen over het gebruik van uw persoonsgegevens kunt u contact met opnemen via telefoonnummer: 0251-362022 of per e-mail: welkom@advocaatlewin.nl. Als u niet tevreden bent over de afhandeling van uw klacht of als u uw klacht liever niet bij ons indient, kunt u deze ook indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, via de website: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Iedere advocaat is als opdrachtnemer verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens en zal daarbij de grootst mogelijke zorgvuldigheid betrachten en uiteraard de regels die voortvloeien uit de AVG naleven.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Dossiers
Indien u een opdracht aan één van ons verstrekt, verwerkt de opdrachtnemer persoonsgegevens die u en de andere partij(en) in uw zaak verstrekken. Dit zijn in ieder geval uw contactgegevens zoals uw naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer. Verder gaat het om persoonsgegevens die relevant zijn voor het dossier. Afhankelijk van het onderwerp van het geschil kan het daarbij ook gaan om bijzondere persoonsgegevens. Onder dossiers verstaan wij tevens mediationdossiers.

Facturering
Indien u een opdracht aan ons verstrekt, verwerken wij ook gegevens die nodig zijn voor het sturen van declaraties en het verwerken van betalingen voor de diensten die wij verrichten.

Contact
Indien u contact met ons opneemt via het contactformulier op de website, per e-mail of via de telefoon verwerken wij de gegevens die u verstrekt. Het gaat dan om de contactgegevens die u aan ons verstrekt (naam, e-mailadres, telefoonnummer) en de reden waarom u contact met ons zoekt (bijvoorbeeld omdat u een vraag heeft).

Voor welke doeleinden en op welke grondslag verwerken wij persoonsgegevens?

Dossier
De opdrachtnemer gebruikt de persoonsgegevens die u heeft verstrekt in het kader van de opdracht om uw dossier te behandelen. Omdat het kan zijn dat er gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens verwerkt worden tijdens de behandeling van het dossier (en dit van tevoren niet altijd duidelijk is), vragen wij u om toestemming om uw persoonsgegevens te verwerken. U geeft deze toestemming door akkoord te gaan met de opdrachtbevestiging. Als u deze toestemming niet geeft, kunt u helaas geen gebruik maken van onze diensten, omdat wij de diensten niet kunnen uitvoeren zonder persoonsgegevens te verwerken die relevant zijn voor het dossier.

U heeft het recht om uw toestemming weer in te trekken. Wij mogen dan geen gegevens meer van u verwerken. Vanaf het moment van intrekking van de toestemming kan de behandelend advocaat geen diensten meer voor u verrichten, en deze zal het dossier dan onmiddellijk moeten sluiten.

Facturering
De betalingsgegevens die u heeft verstrekt, gebruiken wij om werkzaamheden te factureren. Deze verwerking is noodzakelijk om de overeenkomst die u met ons sluit uit te voeren.

Contact
De contactgegevens die u aan ons verstrekt gebruiken wij om contact met u op te nemen indien nodig, bijvoorbeeld om een vraag te beantwoorden. Wij verwerken deze persoonsgegevens omdat dit noodzakelijk is voor de behartiging van ons gerechtvaardigd belang, namelijk het belang van het kunnen uitoefenen van onze werkzaamheden en het verkrijgen van nieuwe opdrachten.

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Dossier
Wij bewaren het dossier, en de persoonsgegevens die daarin zijn opgenomen, in beginsel gedurende tien jaar nadat het dossier gesloten is, in verband met de maximale verjaringstermijn. In uitzonderingsgevallen bewaren wij een dossier langer dan tien jaar, bijvoorbeeld indien de verjaringstermijn wordt gestuit of indien wij van mening zijn dat er een ander gerechtvaardigd belang is om het dossier langer te bewaren.

Administratie
Wij bewaren onze administratie, waaronder de facturen en andere bescheiden waarop de persoonsgegevens van partijen vermeld zijn, gedurende een periode van zeven jaar na afloop van het boekjaar om te kunnen voldoen aan de fiscale bewaarplicht.

Overige contactgegevens
Wij bewaren overige contactgegevens gedurende één jaar na het laatste contact, tenzij u eerder een verzoek bij ons indient om deze te verwijderen.

Met wie delen wij uw gegevens?

Uw gegevens worden opgeslagen in een digitaal dossier en kunnen voorkomen in e-mails die wij versturen of ontvangen, en worden daarmee opgeslagen (en dus verwerkt).

Indien u, of een andere partij die betrokken was bij het dossier, een klacht tegen uw advocaat indient die betrekking heeft op de behandeling van het dossier waarin uw persoonsgegevens staan opgenomen, kunnen uw persoonsgegevens worden verstrekt aan de NOvA of een andere instantie die dergelijke geschillen beslecht. Uw gegevens worden door deze instanties vertrouwelijk behandeld.

Wij verstrekken uw gegevens verder niet aan derden, tenzij wij op grond van geldende wet- en regelgeving verplicht worden bepaalde gegevens te verstrekken, bijvoorbeeld aan de politie in het kader van een opsporingsonderzoek.

Hoe worden uw gegevens beveiligd?

Wij hebben passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang door derden. Bovendien verplichten wij onze ICT provider eveneens dergelijke passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen te treffen.

Wat zijn uw rechten?

U heeft de volgende rechten:

a. Het recht op inzage in uw persoonsgegevens en het ontvangen van een kopie daarvan.
b. Het recht op rectificatie van uw persoonsgegevens indien deze niet juist of onvolledig zijn.
c. Het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking en/of – in bepaalde gevallen – het recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens.
d. In bepaalde gevallen: het recht om uw persoonsgegevens te laten wissen (‘recht op vergetelheid’).
e. Het recht om uw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm te verkrijgen en die gegevens aan een ander over te dragen.

Voor meer informatie over deze rechten en wanneer u die kunt uitoefenen: zie artikelen 15 tot en met 20 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

U kunt uw rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via het aan het begin van de privacyverklaring genoemde e-mailadres of telefoonnummer.

Wijzigingen

Er kan soms iets veranderen in de persoonsgegevens die wij verwerken of de toepasselijke regelgeving. In dat geval kunnen wij deze privacyverklaring aanpassen. Bij ingrijpende wijzigingen zullen wij een melding op de website plaatsen en u per e-mail van de wijziging op de hoogte brengen.

Praktijkvennootschap Lewin B.V.
Koenders Advocatuur
Vromans Advocatuur

Anna van Renesseplein 8
1911 KN Uitgeest
welkom@advocaatlewin.nl
0251-362022